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商務管理工作方法分享

2022/2/22??????點擊:
      從2013年7月至今,我一直在金華寧能熱電有限公司從事商務管理工作,工作久了,提煉了一些對工作行之有效的方法,與大家一起探討。
      關于-清單工作法
       清單工作法來源于書籍《清單革命》,這本書是美國醫生兼作家阿德.葛文德最初在醫院工作時的工作經驗。葛文德通過編制各種醫療工作清單,提高了醫院手術的治愈率,降低了手術的感染率。
       清單工作法在我的日常工作中也起到了強大的作用。日常工作中,我需要編制招標文件和合同,這類文件需要注重的細節非常多,必須做到嚴謹、精確。一篇普通的招標文件,少則幾千字,多則幾萬字。大到最高限價、工期、取費方式、技術參數、推薦品牌、違約考核、法律糾紛處理方式,小到錯別字、序號、字體、字母大小寫等都需要注意。而且,文件編制過程常常會經過多人員多次數的修改,文件版本不斷變換,容易造成內容顧前不顧后,顧大不顧小等多種問題。如果不能及時發現,少之公司的形象,多則影響公司效益甚至產生法律風險。
      面對這種情況,我嘗試過多種方法,也加強了招標文件編制的專項學習,能力有所提高,但錯誤依然時有發生。在這個情況下開始介入清單工作法。我們將前期招標文件中部門、公司、集團和外部審計單位發現的錯誤和反饋意見進行統計,匯總編制成招標文件檢查清單。每次需要遞交文件時,便對照清單逐條核對完善。這一做法不僅大大提高了招標文件的編制質量,還省去了反復思考、檢查的時間和精力,讓我可以抽出更多精力做其他工作。
      除了用在招標文件編制管理,部門內部管理其他方面推廣也較適用。我們著手編制一系列的檢查清單,例如合同檢查清單、詢價文件檢查清單、上報資料檢查清單、招標前置資料檢查清單、合格供應商資料檢查清單等。
      清單工作法在應用時需要注意的是:清單須注重簡潔,突出重點分清主次。第二、清單須不斷優化。工作內容形式是在不斷變化的,清單就需要不斷去優化。第三、清單須長期堅持。清單一旦制定,就必須堅決執行。多次執行后,讓清單工作法形成習慣,達到司機不系安全帶就不敢開車的程度。
      各種清單的制定,一方面減少了錯誤率提升任務完成質量,另一方面提高了工作效率,減少重復工作的思考精力,形成正向循環。

關于--PDCA管理法
      PDCA管理法是由美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特提出的管理方法,P指計劃(plan),D指執行(do),C指檢查(chcek),A指處理(act)。
      在日常生活中僅依靠個人經驗進行各項任務處理,經常發生因執行力不好、做事沒有計劃、跟蹤不及時、審批拖延等原因造成工作沒能按照要求的目標完成,或者完成的質量不達標。PDCA  管理法可以比較好的解決上述問題。
      每項任務的工作流程通常為:確定目標——目標分解——實施——監督檢查——復盤考核。
      同樣以復雜的招標項目為例:
      任務:金華寧能熱電有限公司2021年度服務外包項目,商務管理部于2021年6月10日收到項目要求,項目總預算控制價在XXX萬元以內,并于2021年9月30日前簽訂合同。
      第一步:確定目標。
      目標的確定需要合理并注重提前量化,部門完成目標要優于公司目標,留足應急補救的時間。
      根據預算及公司招標管理辦法,為了按時按要求完成,防止項目流標而重招,規避中間審批環節出現的不確定性,我與經辦人協商該項目需要在9月10日前完成合同的簽訂,留出20天時間應付我們不能控制的因素。從6月10日至9月10日中間共約65個工作日。以下所有時間按工作日計。
       第二步:分解目標與實施。

      根據要求,我對目標進行了如下拆解:(計劃完成時間均以工作日計量)




      詳實的工作計劃就像我給自己設定的設定游戲程序,像打游戲通關一樣,每完成一個步驟,就能獲得多巴胺的正向獎勵。目標完成難度,也在拆解的過程中逐漸降低。
      分解目標是目標完成最重要的一環。目標分解越詳細,計劃可執行性越強,執行時的思路會更加清晰,完成難度也會被一一分解,最終完成效果也會越好。
      第三步 監督檢查
      盡管目標分解已經讓大大降低了招標難度,但所有步驟的實施都依賴招標人員主觀能動性去控制進度,一旦招標經辦人員發生惰性或者有其他事情干擾,招標進度可能會滯后,這時候就有必要設置檢查環節。大多數時候,領導檢查什么,員工就會重視什么。檢查的頻率越高,執行力越強。所以在具體執行時,我們部門內部設置專人每周檢查工作進度。
      第四步  結果復盤
      基于詳細可行的計劃和可靠的檢查機制,公司2021年度服務外包項目順利完成,及時簽訂合同。但項目在執行過程中,因為招標文件編制的質量一般,集團公司和開投集團均反饋了較多修改建議。另外在計劃實施過程中,與上級公司的審批時間以及定價模式、服務外包模式上,也出現了微小分歧。
      我們將出現的問題和得到的意見一一記錄更新招標文件檢查清單;出現的原則性以及安全性問題,調整招標管理辦法,供應商的提出的定價模式、服務模式在內部討論定稿后,成為下一年度新的服務模式。通過復盤,我們形成書面化總結,為下一次任務,下一個人提供可以看見的經驗。
      關于主題學習法
      以上兩種方法都是在執行層面優化工作流程,從而帶來工作效率、工作質量的提高。最后一部分介紹一種提高學習能力的方法--主題學習法,即集中時間和精力深入學習同一主題內容的學習方法。
       公司各部門之間都有業務交叉,相互之間對彼此的業務有一定了解,但又不是非常了解。例如碳資產交易,屬于公司工程技術部環保專業負責。2021年底寧能售電公司提出在低位采購CCER自愿減排量。CCER是什么?與碳排放配額的關系怎么樣?低位采購怎么獲利?出于好奇,我們專門向工程技術部環保專工和寧能售電公司請教,了解CCER來龍去脈,CCER與碳排放配額的區別,和低位采購CCER的經濟,CCER采購擇時的難度等等。理解CCER原理后,在后期CCER的采購(我公司CCER直接委托寧能售電公司采購)過程中,我也將加快商務流程,提高與寧能售電公司的合作效率,精準采購。
      通過此方法,我開始不斷地深入學習其他工作中涉及但又似懂非懂的知識,例如煤炭貿易的全套流程,工程造價基本原理、碳排放資產管理、電力市場化交易等等。通過不斷地學習,拓寬知識面,掌握工作涉及的內容,讓我對公司各部門運轉有了更深層次的理解。深入了解各部門的工作,有助于我從內部驅動工作效率,想人之所想,急人之所急。

      分享到最后我想說,學習的方法有很多,大家都需要去找到適合自己的方法進而去應用,最重要的是不能停下學習的腳步,更不要丟下進取心。國企給我們帶來了穩定,是為了給我們穩定的平臺中創造自己的價值。


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